Strukturierung von Texten
1. Textstrukturen
1.2 Was sind Textstrukturen?
1.3 Titel vergeben
1.4 Überschriftenstrukturen
1.4.1 Überschriftenebenen festlegen
1.4.1.1 Vergabe einer Überschrift mit Tastatur und Maus
1.4.1.2 Hinweis für Benutzer von Hilfsmitteln
1.4.2 Gliederungsansicht
1.4.2.1 Verschieben von Texten in der Gliederungsansicht
1.5 Absätze
1.5.1 Wordeigene Shortcuts zur Absatzveränderung
1.6 Nummerierte und unnummerierte Listen
1.6.1 Unnummerierte Listen
1.6.2 Nummerierte Listen
2. Schriftarten und Textfluss
2.1 Mehrspaltige Texte.
2.2. Schriftarten und Schriftfamilien
3. Einstellungen für die Optionen in Word
3.1 Empfehlungen
4. Tipps und Tricks
4.1 Herausfiltern von Word-Sonderzeichen
4.2 Überflüssige Absätze entfernen.
4.3 Überflüssige manuelle Zeilenwechsel (leere Zeilen) entfernen
4.4 Wenn jede Zeile mit einer Absatzmarke endet...
5. Vorlagen
5.1 Formatvorlagen
5.2 Dokumentvorlage
5.3 Formatvorlagen ändern
6. Inhaltsverzeichnisse
6.1 Inhaltsverzeichnis erstellen
6.2 Inhaltsverzeichnis bedienen
6.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren
7. Problem Textfelder
1. Textstrukturen
Zur besseren Lesbarkeit von Texten (vor allem für Screenreadernutzer) und zur reibungslosen Weiterverarbeitung von Texten / Dokumenten in andere Textformate (z.B. HTML, PDF) müssen Texte strukturiert vorliegen.
1.2 Was sind Textstrukturen?
Strukturen und ihre entsprechenden Formatierungen geben Texten einen formalen und logischen Aufbau zeigen damit inhaltliche Ordnung eines Dokuments an. Strukturen sind z.B.
•	Der Titel eines Textes
•	Überschriften und Zwischenüberschriften von Texten
•	Absätze innerhalb von den Texten und
•	vorhandene nummerierte und unnummerierte Listen
1.3 Titel vergeben
Längere und vor allem wissenschaftliche Texte haben in der Regel einen Titel. Ein Titel ist sozusagen die Hauptüberschrift eines gesamten Textes. 
In Word wird ein Titel über die Formatvorlage wie folgt vergeben (Tastaturbenutzer):
Strg + Umschalt + s -> "ti" eintippen -> Eingabetaste
1.4 Überschriftenstrukturen
Neben einem vorhandenen Titel haben vor allem größere Dokumente Hauptüberschriften und Unterüberschriften bzw. Zwischenüberschriften. Sie bestimmen den Aufbau eines Textes und unterteilen diesen in größere bzw. kleinere Sinnzusammenhänge. Zugleich zeigt diese Unterteilung die hierarchische Struktur eines Textes an. 
Screenreadernutzer können sich z.B. mit JAWS Überschriftenlisten vorlesen lesen und sich auf diese Art und Weise ein Dokument relativ schnell erschließen. Bei vorhandenen Überschriften ist es außerdem sich einen Text über die Gliederungsansicht zu erschließen. Dies jedoch nur, wenn Überschriften tatsächlich auf der Strukturebene vorhanden sind.
Was heißt das?
Vor allem sehende Wordnutzer tendieren dazu Überschriften lediglich optisch zu kennzeichnen, bzw. optische Merkmale eines Textes entsprechend zu interpretieren:
Auf der rein visuellen Ebene "zeichnet" sich für den sehenden Nutzer eine Überschrift z.B. dadurch aus, dass sie sich von anderen Textteilen durch folgende Merkmale unterscheidet:
•	fetter als der umgebende Text
•	größer als der restliche Fließtext
•	einen anderen Abstand zum Absatz vorher und nachher oder auch z.B.
•	eine andere Schrift
Ist eines dieser Merkmale oder sind mehrere dieser Merkmale vorhanden, so interpretiert ein sehender Nutzer diesen Textabschnitt als Überschrift - auch dann, wenn strukturell keine Überschriften vorhanden sind.
Eine bloße Kennzeichnung von Texten über optische Merkmale reicht jedoch weder Screenreadernutzern aus, noch können Konvertierungswerkzeuge (nach HTML oder PDF) diese Informationen "abgreifen", deswegen ist es wichtig, Überschriften über entsprechende Formatvorlagen auszuzeichnen (zu formatieren).
Weitere Vorteile ergeben sich auch darin, dass nach Vergabe von Überschriftenebenen anhand dieser automatisch ein Inhaltsverzeichnis (s.u.) erstellt werden kann.
1.4.1 Überschriftenebenen festlegen
In der Standardformatvorlage von Word können bis zu 9 Überschriftenebenen vergeben werden. 
Aufgrund einer möglichen Weiterverarbeitung in HTML sollten jedoch nur bis zu maximal 6 Überschriften vergeben werden, da die entsprechenden HTML-Spezifikationen für Überschriften nur die Ebenen von 1 bis 6 zulassen.
1.4.1.1 Vergabe einer Überschrift mit Tastatur und Maus
In Word führen immer mehrere Wege zum Ziel.
1.	Zunächst geht man mit dem Cursor in den Textbereich, der als Überschrift formatiert werden soll.
2.	Mausbenutzer wechseln nun in die Symbolleiste in dem Bereich, in welchem links neben der verwendeten Schriftfamilie (z.B. Arial, Times New Roman, Verdana) in der Regel "Standard" steht. 
3.	Man öffnet nun die Auswahlliste und geht nach z.B. Überschrift 1 und klickt diese an.
Mit der Tastatur gibt es verschiedene Möglichkeiten eine Überschrift zu formatieren. 
Entweder über die Tastenkombination Strg+Umschalt+S und direkter Eingabe des Buchstabens "ü" in das nun markierte Eingabefeld. Es folgen die zur Verfügung stehenden Überschriften.
Der kürzeste Weg für die Vergabe der ersten drei Überschriftenebenen sind die Tastenkombinationen
•	Alt + 1 für Überschrift 1
•	Alt + 2 für Überschrift 2
•	Alt + 3 für Überschrift 3
Diese Shortcuts sind in Word voreingestellt.
1.4.1.2 Hinweis für Benutzer von Hilfsmitteln
Bei aktiviertem JAWS ist es nicht möglich die Kombination Alt +1 für die Überschrift der Ebene 1 zu verwenden. Jedoch funktionieren Alt + 2 und Alt +3. 
Bei Blindows hingegen wurden bisher keine Probleme mit diesen Tastenkombinationen festgestellt. Dies gilt ebenso für Virgo.
Unproblematisch scheinen die o.g. Shortcuts auch in Verbindung mit der Vergrößerungssoftware ZoomText zu sein.
1.4.2 Gliederungsansicht
In der Gliederungsansicht ist es möglich
•	sich ein Dokument schnell zu erschließen
•	je nach Wunsch die Anzahl der Gliederungsebenen anzeigen zu lassen und
•	Dokumente zu bearbeiten
Man kann zwischen Normalansicht, Layoutansicht und Gliederungsansicht wie folgt hin und her wechseln
•	Wechsel in die Gliederungsansicht (Alt+Strg+G)
•	Wechsel in die Normalansicht (Alt+Strg+N)
•	Wechsel in die Layoutansicht (Alt+Strg+N)
Mausbenutzer finden diese Wechselmöglichkeiten in den Ansichten unter "Ansicht"
In der Gliederungsansicht finden sich die folgende Symbole: Pluszeichen, Minuszeichen und Quadrat. 
•	Das Pluszeichen steht für eine Überschrift mit einem Text
•	Das Minuszeichen für eine Überschrift ohne Text
•	und das Quadrat für einen Textkörper
Es ist möglich nur eine begrenzte Anzahl von Ebenen einzublenden. So blendet  ALT+Umschalt+9, 9 Ebenen ein, Alt+Umschalt+3 drei Ebenen usw. Mausbenutzer verwenden dazu die Plus- bzw. Minuszeichen in der Symbolleiste.
Mit Pfeil nach oben oder unten kann nun durch die Überschriften und damit durch den gesamten Text gewandert werden.
An der gewünschten Stelle kann mit (Alt+Strg+N) wieder zurück in die Normalansicht gewechselt werden. Hinweis: Die Cursorposition wird auf Bildschirm und Braillezeile erst sichtbar, wenn man den Cursor bewegt z. B. mit Pfeil nach rechts oder nach unten.
1.4.2.1 Verschieben von Texten in der Gliederungsansicht
Angenommen, man möchte gerne ein Unterkapitel kopieren, so geht dies in der Gliederungsansicht recht einfach. 
Man markiert die entsprechende Überschrift. Dadurch ist nicht nur die Überschrift markiert, sondern auch die Überschriften und Texte aller darunter liegenden Ebenen. Mit dem Tastenkürzel (Alt+Umschalt+Nummer) der Ebene - also z. B. (Alt+Umschalt+2) für Überschriften bis zur Ebene 2 - ist es möglich die Unterebenen auszublenden.
Sehr gut erläutert findet man das Arbeiten in der Gliederungsansicht z.B. unter http://www.akademie.de/office-programme/office-microsoft-word-lernen/kurse/word-2003-aufbau-kurs/textgliederung/gliederung-bearbeiten.html
1.5 Absätze
Die Formatierung von Absätzen ist auch unter blinden Nutzern umstritten. 
Sehende Wordbenutzer formatieren Absätze häufig über das zweimalige Betätigen der Eingabetaste. Streng genommen werden damit jedoch zwei Absätze erzeugt.
Sauberer ist das Erstellen von Abständen zwar über die Formatvorlage "Standard", mit der auch Abstände von Absätzen gesteuert werden können, jedoch bevorzugen auch viele Screenreadernutzer die Verwendung der doppelten Absatzmarke. Dies liegt am Lesen eines Textes über die Braillezeilen, denn beim Scrollen sind zwei Absatzmarken leichter zu ertasten / zu lesen / zu finden als eine.
In der praktischen Arbeit und vor allem in der Konvertierung in andere Dokumentformate kann es jedoch an diesen Stellen zu leeren Absätzen kommen. Soll also ein Dokument nach HTML oder nach PDF gewandelt werden, so empfiehlt es sich diese überzähligen Absatzmarken zu entfernen. (vgl. Tipps und Tricks in Word).
1.5.1 Wordeigene Shortcuts zur Absatzveränderung
Man kann Standardabsätze in Word mit Hilfe von wordeigenen Shortcuts verändern. Wenn der Cursor irgendwo im Absatz steht, kann man die entsprechende Tastaturkombination eingeben. Das Markieren des Absatzes ist dabei nicht nötig. 
Allerdings behält der Absatz die Bezeichnung Standard. Die veränderten Eigenschaften kann man unter JAWS mit der Tastenkombination (Jawstaste+F) abfragen.
Diese Shortcuts für Absatzänderungen sind möglich
•	Standard zurücksetzen (Strg+Umschalt+N)
•	Blocksatz (Strg+B)
•	Rechtsbündig (Strg+R)
•	Linksbündig (Strg+L)
•	Zentriert (Strg+E)
•	Einrückung stufenweise (Strg+M)
•	Einrückung stufenweise rückgängig machen (Strg+Umschalt+M)
•	Hängender Einzug stufenweise (Strg+T)
•	Hängenden Einzug stufenweise rückgängig machen (Strg+Umschalt+T).
•	Verschiedene Zeilenabstände im Absatz (Strg+5), (Strg+2), (Strg+1)
•	Rücksetzen zugewiesener Formatvorlagen (Strg+Q)
1.6 Nummerierte und unnummerierte Listen
Listen sind entweder Aufzählungen oder "Auswahlmöglichkeiten". Man erkennt Sie daran, dass entweder die Wörter "und" bzw. "oder" einsetzen kann oder z.B. eine Rangfolge oder Reihenfolge dargestellt wird.
1.6.1 Unnummerierte Listen
Unnummerierte Listen, man nennt sie auch ungeordnete Listen haben keine "Kennungen". In der Präsentation am Monitor erkennen sehende Nutzer eine Liste - auch wenn diese nicht formatiert ist - an der Darstellung (z.B. Spiegelstriche oder Punkte vor jedem Listenpunkt).
1. Beispiel: Es gibt folgende Farben
•	rot (und)
•	blau (und)
•	gelb (und)
•	grün (und)
2. Beispiel: Wählen Sie eine Farbe
•	rot (oder)
•	blau (oder)
•	gelb (oder)
•	grün (oder)
Listen sollten ebenfalls über entsprechende Formatvorlagen formatiert werden (s.u.), mindestens aber über die Wordmöglichkeiten "Nummerierung und Aufzählung" unter "Format", auch über das Kontextmenü (rechts Maustaste).
1.6.2 Nummerierte Listen
Nummerierte Listen haben immer "Kennungen" (1., 2., 3. oder a., b., c.). Über eine nummerierte Liste lässt sich z.B. ein Verlauf (also eine Reihenfolge von Handlungen oder Aktionen) oder eine Rangfolge (z.B. Musikcharts) darstellen.
Beispiel 1: Verlauf
1.	Die Tagung
2.	Begrüßung
3.	Feststellung der Anwesenheit
4.	Genehmigung
Beispiel 1: Rangfolge
a.	Welches Recht gilt im Zweifelsfall?
b.	Europäische Union
c.	Bundesrepublik Deutschland
d.	Bundesländer
e.	Landkreise
f.	Städte und Gemeinden
Grafische Nummerierungen vermeiden, denn: grafische Nummerierungen können von Screenreadern nicht eindeutig erfasst werden
Listen werden im Menü über den Bereich „Format“ (Alt+t), dort Eintrag „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ auswählen, formatiert. Besser ist jedoch eine entsprechende Formatierung über die entsprechende Formatvorlage
2. Schriftarten und Textfluss
2.1 Mehrspaltige Texte.
Nebeneinander stehender Text ((2 und mehr)) in Spalten muss über die Spaltenfunktionen von Word formatiert werden. Keinesfalls sollten hier Tabellen verwendet werden. Die Verwendung der Spaltenfunktion sorgt dafür, dass Screenreader den Text auch sicher hintereinander, also linearisiert erfassen können und die entsprechenden Textabschnitte auch logisch zugeordnet werden können.
Die Spaltenfunktion findet man in Word unter "Format". Dort kann die Anzahl der Spalten ausgewählt werden. Außerdem können hier z.B. Breiten und Abstände definiert werden.
2.2. Schriftarten und Schriftfamilien
Es sollten serifenlose Schriftarten verwendet werden (sans-serif). Diese sind am Bildschirm besser lesbar. 
Denn:Je kleiner der Text, um so schlechter lesbar werden
„Als Serife (auch Füßchen oder Schraffe) bezeichnet man die (mehr oder weniger) feinen Linien, die einen Buchstabenstrich am Ende, quer zu seiner Grundrichtung abschließen.“
•	Schriften mit Serifen sind: Times New Roman, Courier New oder Garamond.
•	Schriften ohne Serifen sind:  Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma.
Es sollten serifenlose Schriftarten verwendet werden, z.B. Arial, Verdana. Viele sehbehinderte Nutzer verwenden Verdana, da diese nicht so eng, wie Arial ist.
3. Einstellungen für die Optionen in Word
Die Standard-Einstellungen von Word, z.B. automatische Nummerierungen, unsichtbare feststehende Leerzeichen usw. führen nicht nur zu Irritationen sondern auch zu Problemen in der Konvertierung in andere Formate (Braille oder HTML). Dort werden dann verschiedene Sonderzeichen in die Dateien geschrieben und müssen teilweise händisch mit erheblichem Aufwand nachbearbeitet werden.
3.1 Empfehlungen
•	Extras, Optionen, Ansicht : Formatierungszeichen, Absatzmarke aktiviert, auf Seitenbreite umbrechen deaktiviert
•	Extras, Optionen, Allgemein: Konvertierung beim Öffnen bestätigen, Liste der zuletzt geöffneten Dateien auf 9 setzen
•	Extras, Optionen, Bearbeiten: Eingabe ersetzt Auswahl aktiviert, alles andere deaktiviert
•	Extras, Optionen, Speichern: Sicherungskopie immer erstellen aktiviert, Automatische Anfrage bei Speichern der Normal.dot aktiviert, Autowiederherstellen aktiviert
•	Extras, Anpassen, Optionen: Standard und Formatsymbolleiste teilen sich die Zeile, Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an, Schriftartnamen in Schriftart anzeigen (alles deaktiviert)
und
•	Extras, Autokorrektur -> Registerkarte Autokorrektur: Alles aus, bis auf: unbeabsichtigtes Verwenden der Feststelltaste
•	Registerkarte Autoformat während der Eingabe: alle Kontrollfelder aus
•	Registerkarte Autotext alle Kontrollfelder aus
•	Registerkarte Autoformat alle Kontrollfelder aus, bis auf beibehalten Formatvorlage
4. Tipps und Tricks
4.1 Herausfiltern von Word-Sonderzeichen
Markieren des gesamten Dokuments, danach die Tastenkombination Strg+Umschalt+N betätigen. Dies führt dazu, dass viele Word-Sonderzeichen gelöscht werden und alle Formatierungen verloren gehen.
Die sicherste Methode ist jedoch immer noch: Markieren des gesamten Dokuments, öffnen eines neuen Dokuments danach über Bearbeiten -> Inhalte einfügen - Unformatierter Text den Text in das neue Dokument einfügen und weiterbearbeiten.
Das sichere Ereignis: speichern des Dokuments als .txt-Datei
4.2 Überflüssige Absätze entfernen.
Für die Weiterverarbeitung eines Dokuments nach HTML oder PDF kann es nötig werden überzählige Absatzmarken zu entfernen. Dies funktioniert wie folgt:
1.	An den Anfang eines Dokuments gehen, dann über Strg+H oder über "Bearbeiten -> suchen und ersetzen" in den gleichen Modus wechseln. 
2.	Auf Erweitern gehen. 
3.	Danach in sonstiges gehen und dort oben Absatzmarke anklicken. Im Suchen-Feld sollte nun folgendes stehen "^p".
4.	Beim Ersetzen von zwei Absatzmarken durch eine Absatzmarken. würde man also im Suchen-Feld "^p^p" schreiben und im Ersetzen durch-Feld "^p"
4.3 Überflüssige manuelle Zeilenwechsel (leere Zeilen) entfernen
1. Bearbeiten - Ersetzen....
2. Im Textfeld "Suchen nach" folgende Zeichenfolge eintippen (ab Word2000): ^l^l (kleine L's für das englische Wort line)
3. Im Textfeld "Ersetzen durch" folgende Zeichenfolge eintippen (ab Word2000): ^l
4. Auf "Alle ersetzen" klicken. Um auch Kombinationen mit mehr als zwei sich folgende Zeilenschaltungen zu erfassen, muss so lange auf "Alle ersetzen" geklickt werden bis keine Ersetzungen mehr ausgewiesen werden.
4.4 Wenn jede Zeile mit einer Absatzmarke endet...
1. Bearbeiten - Ersetzen....
2. "Suchen nach" ^p
3. Ersetzen durch "Leerschlag"
4. Alle ersetzen
5. Vorlagen
5.1 Formatvorlagen
Formatvorlagen dienen der (einheitlichen) Formatierung von Textteilen. 
Man unterscheidet Zeichen-orientierten und Absatz-orientierten Formatvorlagen. Dank der ersten Kategorie ist es möglich, einzelne Zeichen oder Wörter und einheitlich zu formatieren. Die letzten greifen vor allem in den Textfluss des Dokuments ein und dienen der Regulierung von Abständen zwischen Zeilen oder Absätzen. Über eine Absatzformatvorlage legt man auch die Textausrichtung und vieles mehr, fest. 
Die Formatierung von Texten sollte indirekt über Formatvorlagen geschehen, statt direkt im Text. 
Formatvorlagen sind Elemente, sind entweder in einer Dokumentvorlage oder im Dokument selbst gespeichert. Absatzformatvorlagen werden in der Praxis meist zahlreicher verwendet als Zeichenformatvorlagen.
5.2 Dokumentvorlage
Eine Dokumentvorlage ist ein Muster (in Form einer Datei), das bei der Erstellung eines neuen Dokuments auf das neue Dokument übertragen wird. In MS Word basieren Dokumente auf genau einer Dokumentvorlage basiert. Wird keine ausgewählt, so wird automatisch die Standardvorlage (Normal.dot) verwendet.
Dokumentvorlagen sind Dateien mit der Dateierweiterung *.dot. Sie enthalten Standardtexte, Grafiken, Formatvorlagen, AutoTexte etc. 
Diese Elemente werden dann auf das neue Dokument 1:1 übertragen bzw., stehen solange zur Disposition, bis das Dokument und somit auch die dazugehörige Dokumentvorlage geschlossen wird.
5.3 Formatvorlagen ändern
Formatierungen können entweder permanent in der Formatvorlage oder nur für das gerade geöffnete Dokument geändert werden. Eine Änderung für das aktuelle Dokument funktioniert wie folgt:
In das Element gehen, das geändert werden soll (z.B. Überschrift) und dieses markieren, dann:
Format -> Formatvorlagen und Formatierung anzeigen
Im rechten Bereich findet sich jetzt der Name der Formatvorlage für das aktuell ausgewählte Textelement (z.B. Überschrift 1). Dort "Ändern" auswählen. Im sich öffnenden Dialogfeld zunächst "automatisch aktualisieren" auswählen, danach "Format" öffnen. Unter "Schriftart" können die verwendete Schrift, sowie Schriftgröße und Schriftschnitt (kursiv, fett) geändert werden. Unter "Absatz" können u.a. Abstand und Einzug geändert werden.
Es werden nun alle Texte des gleichen Elements neu formatiert. Achtung: bei gleichzeitiger Aktivierung von "zur Vorlage hinzufügen" ändert sich auch die Dokumentvorlage.
6. Inhaltsverzeichnisse
Inhaltsverzeichnisse können dann - und nur dann - erstellt werden, wenn es sich um mittels Überschriften strukturierte Dateien handelt. 
6.1 Inhaltsverzeichnis erstellen
An den Anfang eines Dokuments gehen, dann Einfügen (Alt+E) -> Referenz -> Index und Verzeichnisse.
Dabei übernimmt Word in den Standardeinstellungen auch den Titel des Dokuments in das Inhaltsverzeichnis, ist dies nicht gewünscht, da der Titel ohnehin am Anfang steht und keiner Verlinkung bedarf so muss diese Option wie folgt entfernt werden:
In die Optionen für Index und Verzeichnisse gehen (Einfügen -> Referenz -> Index und Verzeichnisse -> Schaltfläche Optionen). Unter "Inhaltsverzeichnis bilden aus" befindet sich ein Formular. Dort stellt man ein anhand welcher Formatierungen ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll. Neben dem Feld "Titel" befindet sich eine "1". Dieser Eintrag muss gelöscht werden.
6.2 Inhaltsverzeichnis bedienen
Sofern man ein Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks erstellt hat, kann vom Inhaltsverzeichnis aus zu dem Beginn eines gewünschten Kapitels springen. Als Mausbenutzer klickt man dazu auf den gewünschten Textabschnitte des Inhaltsverzeichnisses, bzw. je nach Word-Version drücken der Strg-Taste + Klicken. Tastaturbenutzer gehen mit dem Cursor in das automatisch erstellte Inhaltsverzeichnis und betätigen die Eingabetaste, dabei ist darauf zu achten, dass man sich innerhalb des Texts befindet, befindet man sich mit dem Cursor vor dem Text so wird lediglich eine Absatzmarke erzeugt.
6.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren
Inhaltsverzeichnisse können nach Änderungen im Dokument aktualisiert werden. Hier geht man an eine beliebige Stelle im erstellten Inhaltsverzeichnis, dann öffnet man das Kontextmenü (rechte Maustaste) und wählt die Option "Felder aktualisieren" -> ganzes Verzeichnis aktualisieren.
7. Problem Textfelder
Textfelder in Dokumenten sind für Screenreader problematisch zu erfassen. Zur Überprüfung eines Dokuments auf die Reihenfolge des Textes sollte unbedingt in die Normalansicht gewechselt werden.